Глава 2 Трудового кодекса РФ, регулирующая трудовые отношения и основания их возникновения, дополнена новыми статьями о ведении электронного документооборота, которые в ближайшем будущем окажут существенное значение на сферу привычных трудовых отношений.
Что означает электронный документооборот?
Электронный документооборот – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (статья 22.1 ТК РФ).
Он применяется к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными правовыми актами, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.
Исключением, к которым электронный документооборот не применяется, являются:
-
трудовая книжка,
-
акт о несчастном случае на производстве
-
приказ (распоряжение) об увольнении работника,
-
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником
Создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними осуществляются работником или лицом, поступающим на работу, путем использования цифровой платформы "Работа в России", доступ к которой обеспечивается через Госуслуги.
При создании электронных документов будут применятся единые государственные требования к их составу и форматам.
Как вводиться электронный документооборот?
Согласно статье 22.2 ТК РФ, работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота на основании локального нормативного акта, который должен содержать:
-
сведения об информационной системе, с использованием которой будет осуществлять электронный документооборот;
-
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
-
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
-
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Порядок осуществления электронного документооборота также утверждается работодателем в локальном нормативном акте и может предусматривать:
-
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
-
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
-
исключительные случаи, при которых помимо электронной формы допускается оформление документов на бумажном носителе;
-
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Может ли работник отказаться от электронного документооборота?
Работодатель обязан уведомить каждого работника о переходе на взаимодействие посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется только с письменного согласия работника. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота любое лицо, принимаемое на работу.
Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Ознакомление лица, поступающего на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, может осуществляться в электронной форме.
Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством Российской Федерации (Статья 22.3 ТК РФ).
Статья по теме: Как подтвердить стаж работы прошлых лет без трудовой книжки, если работодатель уже перешел на электронные трудовые
А Вы как относитесь к введению электронного документооборота на работе?
Пишите в комментариях в наших соцсетях, участвуйте в опросе.
Подписывайся на нас, чтобы оставаться в курсе последних изменений в сфере труда.
