Письменное объяснение или «объяснительная» – это важная часть процедуры применения дисциплинарного взыскания как для работодателя, так и для работника. Поэтому грамотное составление данного документа может сыграть решающее значение как при наложении взыскания, так и при его обжаловании.

Извольте объясниться

До применения любого дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение по поводу совершения конкретного проступка. Работодатель обязан довести до работника информацию о проступке, в котором его обвиняют. При этом, очевидно, что данный факт работодатель должен каким-либо образом зафиксировать.

Не ведитесь на устные требования дать объяснения, вы должны конкретно осознавать в чем вас обвиняют. Поэтому на подобные просьбы постарайтесь отвечать, что как только работодатель изложит в письменной форме, то что вы должны объяснить, то возможно (!) вы предоставите свои письменные объяснения в установленный законом срок.

Помните, что обязанность доказать факт истребования у работника письменного объяснения по факту конкретного нарушения лежит на работодателе.

Важно помнить, что предоставление письменного объяснения – это право, а не обязанность работника. Отказ от дачи объяснений не является дисциплинарным проступком.

Существуют ситуации, когда лучшее решение – это не писать ничего, чем написать то, что потом будет использовано против вас.

В случае, если вы все-таки решились объясниться с работодателем по поводу произошедшего, то не стоит с этим торопиться, поскольку в большинстве случаев от её фактического содержания зависят дальнейшие последствия.

Для этого работнику предоставлено два полных рабочих дня, в течение которых он может все хорошенько обдумать, при необходимости проконсультироваться с юристами, профсоюзом, вспомнить все обстоятельства вменяемого ему нарушения, свои должностные обязанности.

Работодатель, в свою очередь, обязан ждать письменные объяснения от работника в течение этих двух рабочих дней. Только по истечению указанного срока и в случае отсутствия объяснительной он вправе составить соответствующий акт. 

Как писать?

Законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований к содержанию объяснительной работника, поэтому ее составление осуществляется в свободной форме.

Не важно, как вы назовете свой документ: «объяснительная», «служебная записка» или «письмо» – суть от этого не изменится.

Если у вас далеко не каллиграфический почерк, то желательно, чтобы объяснения были напечатаны.

Объяснительная пишется на имя лица, которое у вас письменно эти объяснения затребовало.

Старайтесь при изложении обстоятельств соблюдать деловую этику, придерживайтесь уважительного тона, чтобы не испортить заранее себе репутацию в случае дальнейших разбирательств и не выглядеть агрессивным нарушителем, хамом и невеждой в глазах судьи, государственного инспектора труда.

Объяснения необходимо написать (распечатать) в двух экземплярах. Первый отдать работодателю, на втором поставить отметку работодателя о получении. Если работодатель отказывается принимать от вас документ, отправляйте почтой, но обязательно с уведомлением и описью вложения.

Что писать?

Ни в коем случае не стоит оправдываться и признавать свою вину.

Разбираться в ситуации, оценивать обстоятельства, выявлять виновных и принимать окончательное решение будет Работодатель.

Поэтому, имейте ввиду, что нередко подобные запросы преследуют одну цель – «накопать на замечание или выговор». В связи с этим, не нужно облегчать задачу, и давать признательные показания.

В любом случае, если дело дойдет до судебных разбирательств, то обязанность доказывания вашей вины возлагается исключительно на Работодателя.

Важно помнить, что дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Поэтому наказать работника можно только за их неисполнение или ненадлежащее исполнение, которые могут заключаться в нарушении им требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т.п. 

В этой связи каждому работнику очень важно помнить свои трудовые обязанности, которые прописаны в трудовом договоре, должностной инструкции и других локальных нормативных актах работодателя, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

При написании, старайтесь ограничиваться сухими выверенными формулировками со ссылками при необходимости на локальные документы, оправдывающие ваши действия. Например, «Такого-то числа во столько-то времени выполнял работу в строгом соответствии со своими трудовыми функциями, предусмотренными пунктом… должностной инструкции…», «По распоряжению непосредственного руководителя …, которое было озвучено в присутствии …, приступил к работе …», «По существу, вменяемого мне проступка, пояснить ничего не могу…».

«Не виноватая я, он сам нарушил»

Важным моментом для правомерного привлечения к дисциплинарной ответственности является также вина работника.

Неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей признается виновным, если работник действовал умышленно или по неосторожности.

Важно! Не может рассматриваться как дисциплинарный проступок неисполнение или ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей по причинам, не зависящим от работника, или по вине самого работодателя (например, не обеспечение работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей; не ознакомление под роспись с локальным актом на основании, которого наказывают; не проведение обучения, в случаях когда оно является обязательным и т.д.).

К обстоятельству, исключающему дисциплинарную ответственность, при определенных условиях, может быть отнесена малозначительность проступка. Хотя в законе такая возможность прямо не указана, но судебные инстанции иногда соглашаются с работниками в том, что совершенное ими нарушение трудовой дисциплины настолько незначительно, что примененное к нему дисциплинарное взыскание даже в самом мягкой форме в виде замечания, явно несоразмерно.

Работодатель во всех случаях обязан учитывать обстоятельства и тяжесть совершенного проступка при наложении любого дисциплинарного взыскания (часть пятая статьи 192 ТК РФ).

Помимо этого, за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Повторного привлечение за одно и то же недопустимо.

Отказ от выполнения работ в случае если работник почувствует, что его жизни или здоровью грозит опасность, либо может быть причинен вред вследствие нарушения требований охраны труда (статья 219 ТК РФ), также не может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности. Однако, во избежание неприятностей, об отказе необходимо сообщить работодателю и зафиксировать данный факт. 

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником по выбору в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (комиссию по трудовым спорам, суд).