В наступающем 2024 году особенно важно избежать нарушений трудового законодательства при выплате отпускных работникам. Для этого нужно знать и четко соблюдать установленные правила.

График отпусков: оформление и доведение до сведения

Согласно ст.123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден в организации не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года. В 2023 году крайним сроком является 17 декабря 2023 года.

Опоздание с утверждением графика может рассматриваться проверяющими как нарушение трудового законодательства. Поэтому лучше успеть сделать это заблаговременно, не откладывая на последние дни.

В график отпусков необходимо включить всех работников организации, в том числе:

• находящихся в декретном отпуске;

• которым предстоит увольнение в 2024 году.

После утверждения с графиком следует ознакомить работников под роспись. Это требование закреплено в ТК РФ, и его несоблюдение может повлечь привлечение к административной ответственности.

Ознакомление можно проводить как в бумажном, так и электронном виде. Для электронного документооборота с 2023 года доступны новые возможности на портале Госуслуги.

Предупреждение работников о предстоящих отпусках

За 2 недели до начала отпуска работник должен быть предупрежден о его начале. Для этого ему предоставляют ознакомиться с проектом приказа об отпуске. Это можно сделать как в бумажной форме, так и направив документ по электронной почте.

Если планы работника изменились, он должен незамедлительно написать заявление о переносе отпуска, чтобы в график были внесены коррективы.

Своевременная подача документов в бухгалтерию

Подписанный руководителем приказ об отпуске нужно оперативно передать в бухгалтерию, чтобы обеспечить своевременный расчет и выплату отпускных.

Рекомендуется заранее установить в графике документооборота срок передачи таких приказов в бухгалтерию (например, не позднее следующего дня после подписания).

При получении документов бухгалтер делает на них отметку о дате и времени поступления. Это позволит доказать, что задержка с расчетом отпускных произошла не по вине бухгалтерии.

Порядок и сроки выплаты отпускных

Согласно ст.136 ТК РФ отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

То есть, если отпуск начинается с понедельника, отпускные нужно перечислить в четверг или пятницу предыдущей недели.

При нарушении трехдневного срока выплаты отпускных организация рискует получить штраф от проверяющих.

Чтобы избежать этого, рекомендуется заблаговременно готовить и отправлять в казначейство платежные поручения на перечисление отпускных.

Отпускные можно выплачивать и частями, главное - уложиться в трехдневный срок.

Выплата зарплаты и отпускных: раздельно или вместе?

Организация не обязана выплачивать зарплату за месяц вместе с отпускными. Лучше придерживаться общих сроков выплаты зарплаты.

Согласно п. 6 ст.136 ТК РФ досрочная выплата заработной платы может рассматриваться как нарушение трудового законодательства. Поэтому не стоит объединять эти выплаты, чтобы избежать претензий проверяющих.

Оплата отпуска по внеплановому заявлению работника

Если работник заявляет об отпуске за 1-2 дня до его начала, выплатить отпускные вовремя не получится.

На данный момент это формально может рассматриваться как правонарушение со стороны работодателя. Поэтому при рассмотрении таких заявлений стоит напоминать руководителю о возможных рисках.

Таким образом, если неукоснительно соблюдать установленные правила оформления графика отпусков, уведомления работников, подачи документов в бухгалтерию и сроков выплаты отпускных, можно избежать типовых нарушений трудового законодательства и связанных с ними санкций. Успехов вам в работе!

Популярная статья: Правила и особенности составления графика отпусков

Присоединяйтесь к нам в ЯндексДзен, ВКонтакте, Одноклассниках, Telegram и других соцсетях